TRE-RN Portaria GP n.º 43, de 15 de fevereiro de 2018

Institui a metodologia para elaboração do Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) e do Plano Anual de Auditoria (PAA) do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte.

O Desembargador-Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, inc. XXIII, do Regimento Interno da Casa; e

 

Considerando a Resolução CNJ nº 171, de 1º/3/2013, que dispõe sobre as normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização, e estabelece que os planos de auditoria devem ser elaborados considerando as variáveis de materialidade, relevância, criticidade e risco;

 

Considerando as recomendações expedidas por meio do Parecer nº 2, de 29/10/2013 – SCI/Presi/CNJ, aprovado pelo Plenário do CNJ em sesão de 17/12/2013, nas quais se reconhece que os auditores internos desempenham atividade essencial ao avaliar a eficácia do gerenciamento de riscos corporativos, assistindo a alta administração no exame, na avaliação, na comunicação e na recomendação de melhorias para a sua maior adequação e eficácia;

 

Considerando que o planejamento das auditorias deve priorizar os objetos que agreguem valor para a organização e que representem maior risco ao atingimento dos objetivos institucionais;

 

Considerando as recomendações do Tribunal de Contas da União para que as Auditorias Internas priorizem a avaliação de riscos e dos controles internos administrativos da organização;

 

Considerando a Resolução nº 17/2017 que instituiu a Política de Gestão de Riscos e Implantação de Controles Internos no âmbito do TRE/RN

 

RESOLVE:

 

Art. 1o. Instituir a AUDITORIA COM BASE EM AVALIAÇÃO DE RISCOS como metodologia para elaboração do Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) e do Plano Anual de Auditoria (PAA) do Tribunal Regional do Rio Grande do Norte, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º. O Plano Anual de Auditoria (PAA), elaborado nos termos desta Portaria, poderá ser alterado mediante justificativa, para incluir trabalhos não contemplados, de caráter urgente ou eventual, sempre que determinados por órgãos superiores de controle (TCU, CNJ e TSE), pelo Presidente deste Tribunal, pela Corte Eleitoral ou pela Unidade de Auditoria Interna do TRE/RN.

Art. 3º. A Coordenadoria de Auditoria poderá expedir normas técnicas internas e complementares a esta Portaria para definição de modelos de fórmulas, documentos e ferramentas a serem utilizados na elaboração do Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) e do Plano Anual de Auditoria (PAA)..

Art. 4º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-s as demais disposições em contrário.

Natal-RN, 15 de fevereiro de 2018.

 

Desembargador Dilermando Mota Pereira

Presidente

 

(Publicada no DJE TRE/RN n.º 35, de 28/02/2018)

 

ANEXO

 

METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DO PLANO ANUAL DE AUDITORIA

JANEIRO –2018

 

DA METODOLOGIA DE AUDITORIA INTERNA COM BASE EM AVALIAÇÃO DE RISCOS - ABR

INTRODUÇÃO

 

A importância de uma sólida governança corporativa no gerenciamento de risco tem sido progressivamente reconhecida. As organizações estão sofrendo pressão para identificar todos os riscos do negócio que elas enfrentam: social, ético e ambiental, assim como financeiro e operacional, e para explicar como elas gerenciam tais riscos a um nível aceitável. Ao mesmo tempo, a utilização de estruturas de gerenciamento de riscos corporativo tem se expandido, à medida que as organizações reconhecem suas vantagens em comparação a abordagens menos coordenadas de gerenciamento de riscos. A auditoria interna, tanto nas funções de avaliação (asssurance) quanto de consultoria, contribui para o gerenciamento de riscos sob as mais variadas formas.

Visando o atendimento das orientações dos órgãos de Controle Externo para a correta atuação da Auditoria Interna, a Resolução CNJ nº 171, de 1º de março de 2013, estabeleceu em seu art. 9º que os tribunais deverão planejar as auditorias a serem realizadas, consignando-as em um Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), quadrienal, e no Plano Anual de Auditoria (PAA), cuja elaboração deverá considerar as seguintes variáveis: materialidade, relevância, criticidade e RISCO dos objetos a serem auditados.

Tal disposição normativa reproduz o alinhamento das unidades de auditoria interna determinadas pelo Conselho Nacional de Justiça em consonância com as boas práticas seguidas e recomendadas pelos organismos internacionais de referência e responsáveis, mundialmente, pela elaboração da estrutura normativa profissional de auditoria interno, como o Instituto dos Auditores Internos (IIA). Evidenciam ainda, a mudança de foco da atividade de auditoria interna para incorporar os riscos e a governança corporativa em seu escopo, de modo a adicionar valor e melhorar as operações da organização, contribuindo efetivamente para o alcance dos objetivos corporativos.

Lançados os critérios de elaboração pela referida Resolução, faz-se necessário adotar um modelo metodológico estruturado para planejar as auditorias com foco em risco, uma vez que a escolha dos objetos a serem auditados, atualmente, é feita com base na experiência dos auditores e demandas externas ou da gestão, considerando tão somente aspectos da materialidade e criticidade.

Essa mudança de paradigma das auditorias internas orienta a necessidade de que estas sejam realizadas com base em avaliação dos riscos que podem afetar os objetivos institucionais.

Para tanto, propõe-se a adoção de metodologia de planejamento dos trabalhos a serem realizados também focada em riscos, compatível com as normas internacionais para o exercício profissional da auditoria interna eem conformidade com os regulamentos emitidos pelos órgãos superiores de controle, como o Conselho Nacional de Justiça e Acórdãos do Tribunal de Contas da União.

A busca por uma metodologia de gerenciamento de riscos, que traga maior transparência, é o grande desafio das gestões modernas, vez que o GERENCIAMENTO CORPORATIVO DE RISCOS, serve para identificar os principais eventos aos quais a Organização está exposta, sua probabilidade de ocorrência e exposição financeira associados a esses riscos, bem como a identificação de possíveis medidas a serem adotadas para sua prevenção ou mitigação.

Desta forma, o que se busca com a adoção de uma metodologia científica baseada em riscos que oriente a escolha dos objetos a serem auditados, é mitigar as incertezas e melhorar o desempenho da Instituição, traçando um rol de objetos auditáveis priorizados por sua relevância, agregando mais valor para a organização.

Verifica-se, ainda, que a implantação desse modelo aumenta a participação da administração no processo de seleção dos objetos auditáveis, antes a cargo exclusivo dos auditores internos.

O resultado esperado com a adoção desta metodologia que as ações de controle sejam direcionadas aos objetos que representam maior risco ao atingimento dos objetivos da organização, tanto na avaliação dos gestores como da auditoria interna, evitando ou diminuindo a possibilidade de ocorrência de eventos que impactem, negativamente, os processos de trabalho e identificando as oportunidades de progresso e avanços, conforme o caso.

 

OBJETIVO

Estabelecer um modelo para subsidiar a Auditoria Interna a selecionar, dentre os objetos auditáveis, aqueles que serão auditados no próximo exercício e aqueles que comporão o Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), bem como prover uma metodologia para documentar e justificar a seleção realizada, tendo por base os critérios objetivos indicados na Resolução CNJ nº 171, de 1º de março de 2013.

 

REFERÊNCIAS NORMATIVAS

RESOLUÇÃO CNJ nº 171, de 1º de março de 2013, dispõe sobre as normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização nas unidades jurisdicionais vinculadas ao Conselho Nacional de Justiça.

PARECER Nº 02/2013 – SCI/Presi/CNJ, de 29 de outubr o de 2013, aprovado em Plenário na 181ª Sessão Ordinária do CNJ por meio do processo ACD 0201047-40.2009.2.00.0000, sugere a adoção de providências para cumprimento do art. 7º, § 1º, daResolução CNJ nº 86/2009.

RESOLUÇÃO TRE RN n.º 17, de 19 de dezembro de 2017 - Aprova a Gestão de Riscos no Tribunal

 

IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE AUDITORIA

Para a obtenção de um rol de objetos auditáveis é necessário delimitar o universo de auditoria.

No âmbito deste TRE o foco das auditorias tem sido os processos de trabalho que dão suporte ao seu macroprocesso finalístico, qual seja: a prestação jurisdicional. No entanto, a ausência de uma cadeia de valor e do mapeamento de tais processos dificulta o estabelecimento do universo da auditoria.

Desta forma, para desenvolver um exemplo de seleção buscou-se, tomando como referência o modelo de Cadeia de Valor elaborado pelo Tribunal1, identificar os principais processos de trabalho que dão suporte à atividade finalística.

Foram listados 04 grandes macroprocessos de suporte: I) Gestão de Pessoas, II) Gestão da Tecnologia da Informação e Comunicação, III) Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil e IV) Infraestrutura e Serviços.

No estudo em tela também foi levado em consideração a possibilidade de escolha de objetos auditáveis dos Macroprocessos Finalísticos: I) Processo Eleitoral, II) Prestação Jurisdicional, III) Gestão de Cadastro de Eleitores e IV) Responsabilidade Social.

Assim, esse é o universo da auditoria a ser considerado para a elaboração do rol de objetos auditáveis que comporão os planos de auditoria.

 

2. DESCRIÇÃO E ESTIMAÇÃO DOS FATORES DE RISCO

Foram identificados ainda, sete fatores que caracterizam o risco dos objetos pertencentes ao universo de auditoria. Esses fatores relacionam-se a três componentes de risco, a saber:

MATERIALIDADE: relevância financeira e variação orçamentária/financeira;

RELEVÂNCIA: danos à imagem e interesse da gestão.

CRITICIDADE: lapso entre auditorias, recomendações/ determinações do controle externo e interesse da auditoria interna.

 

2.1. RELEVÂNCIA FINANCEIRA

Objetos de auditoria que apresentam altas despesas ou altos valores financeiros representam maior potencial de prejuízo. Ao focar seus trabalhos de auditoria nesses objetos de maior relevância financeira, a auditoria interna pode gerar economia ou eliminar desperdícios, agregando valor aos processos de trabalho da instituição. Desta forma, quanto maior a relevância financeira, maior o risco do objeto.

A relevância financeira é caracterizada pela atribuição de valor orçamentário, financeiro ou patrimonial aos diversos processos de SUPORTE ou FINALÍSTICOS listados no desdobramento dos processos2, mediante a alocação dos recursos constantes na proposta orçamentária para o exercício de referência do PAA.

Assim, a relevância financeira do processo “Gerenciamento da segurança de TIC”, por exemplo, corresponde ao valor destinado ao Processo de Segurança da Informação de TIC do Tribunal, e o consignado na proposta orçamentária para o exercício seguinte ao do planejamento.

Exemplificando: para a elaboração do Plano Anual de Auditoria (PAA) do exercício de 2018, utiliza-se a proposta orçamentária para o exercício de 2018 e o balancete consolidado em 31/12/2017.

Alguns processos de trabalho não terão atribuída a sua relevância financeira, uma vez que na proposta orçamentária não houve destinação específica para esses processos ou para a unidade organizacional responsável pela sua execução.

Haverá, portanto, dois universos de auditoria: um composto por processos de trabalho com valores atribuídos ao fator de risco “Relevância financeira ” e outro composto por processos sem esses valores.

 

Exemplo de aplicação deste fator de risco:

Tabela 1 – Relevância Financeira Objeto

Valor consignado na proposta orçamentária

Valor consignado no Balancete

Valor aplicado ao Modelo

Processo de trabalho A

R$ 4.287.960,00

R$ 0,00

R$ 4.287.960,00

Processo de trabalho B

R$ 1.067.029,00

R$ 22.065.590,91

R$ 23.132.619,91

Processo de trabalho C

R$ 0,00

R$ 0,00

R$ 0,00

 

2.2. VARIAÇÃO ORÇAMENTÁRIA/FINANCEIRA

A variação orçamentária/financeira é utilizada para medir a variação entre a proposta orçamentária para o exercício de referência do PAA e a dotação orçamentária atualizada do ano de elaboração do PAA.

Exemplificando: para a elaboração do Plano Anual de Auditoria (PAA) do exercício de 2017 utiliza-se a variação entre os valores da proposta orçamentária para o exercício de 2017 e a dotação orçamentária atualizada até o dia 31/10/2016.

Busca-se identificar os objetos que demandam maior atenção considerando a variação positiva entre as dotações orçamentárias dos exercícios de referência. Desta forma, quanto maior a variação positiva, maior o risco do objeto.

Da mesma forma que o fator “Relevância Financeira”, alguns processos de trabalho não apresentarão variação orçamentária/financeira, uma vez que na proposta orçamentária não houve destinação específica para esses processos ou para a unidade organizacional responsável pela sua execução.

Haverá, portanto, dois universos de auditoria: um composto por processos de trabalho com valores atribuídos ao fator de risco “Variação orçamentária /financeira” e outro composto por processos sem esses valores.

 

Exemplo:

Tabela 2 – Variação orçamentária/financeira

 

 

OBJETO

Valor consignado na proposta orçamentária do ano imediatamente anterior (A)

Valor consignado na proposta orçamentária do ano em curso (B)

Variação (B/A)

Valor aplicado ao modelo

Processo de

trabalho A

R$ 3.412.500,00

R$ 4.287.960,00

1,25

1,25

Processo de

trabalho B

R$ 1.283.738,00

R$ 1.067.029,00

0,83

0,83

 

 

2.3. RISCO À IMAGEM

O risco à imagem caracteriza-se pela preocupação da Alta Administração no tocante à divulgação na mídia ou redes sociais de eventos negativos envolvendo o TRE, ou o seu pessoal, relacionados aos processos específicos ou objetos auditáveis. Nesse sentido, a avaliação sobre quais processos têm potencial para afetar a imagem da instituição e o impacto decorrente será feita por meio de pesquisa ao Presidente do Tribunal ou a outra instância administrativa delegada para tal objetivo.

Na referida avaliação será considerada a possibilidade de ocorrência de eventos negativos nos processos de trabalho que afetem a imagem do TRE e o impacto gerado pela materialização dos riscos, utilizando a seguinte escala:

 

Tabela 3 – Risco à imagem Pontos

Impacto do dano à imagem do TRT

0

Não se aplica

1

Baixo

2

Médio

3

Alto

 

 

2.4. INTERESSE DA GESTÃO

Os gestores, como responsáveis pela identificação e avaliação dos riscos, podem contribuir na escolha de objetos auditáveis que representem maior risco para a entidade.

Desta forma, podem ser eleitos os processos de trabalho que, na sua opinião, demandem maior atenção nos trabalhos de auditoria.

O interesse da gestão será obtido por meio de pesquisa ao Presidente do Tribunal, que indicará os processos de trabalho que representam maior risco para a entidade, utilizando a seguinte escala:

 

Tabela 4 – Interesse da gestão Pontos

Grau de interesse da gestão

0

Não se aplica

1

Baixo

2

Médio

3

Alto

 

2.5. LAPSO ENTRE AUDITORIAS

O lapso entre auditorias avalia o tempo desde a última auditoria sobre o objeto. Quanto maior o intervalo entre as auditorias, maior o risco do objeto.

Este fator de risco será avaliado segundo a seguinte escala de intervalo entre auditorias:

Tabela 5 – Lapso entre auditorias Tempo mínimo (anos)

Tempo máximo (anos)

Pontos

0

1

1

1,01

2

2

2,01

3

3

3,01

4

4

4,01

5

5

5,01

6

 

2.6. RECOMENDAÇÕES/DETERMINAÇÕES DO CONTROLE EXTERNO

Este fator de risco é representado por recomendações e determinações oriundas do Tribunal de Contas da União, do Conselho Nacional de Justiça ou do Tribunal Superior Eleitoral que tenham chegado ao conhecimento da Coordenadoria de Auditoria até o dia 31 de outubro do exercício de elaboração do PAA.

As decisões desses organismos superiores de controle que tenham caráter vinculante para toda a administração pública federal ou somente para o Poder Judiciário, a exemplo das exaradas em sede de consulta, também comporão este fator de risco.

No tocante ao critério de pontuação, as determinações possuem um peso maior em relação às recomendações, justamente em razão da natureza cogente daquelas. Desta forma, a escala de pontuação apresenta a seguinte gradação:

Tabela 6 – Recomendações/determinações do controle externo Pontos

Decisões do controle externo

0

Não se aplica

1

Recomendação direta ao TRT 24ª Região

2

Decisões de caráter vinculante a toda APF ou ao PJ

3

Determinação direta ao TRT 24ª Região

 

 

2.7. INTERESSE DA AUDITORIA INTERNA

A experiência dos auditores internos também é um importante componente na identificação dos objetos auditáveis com maior risco para a entidade. Nesse sentido, o grau de interesse da auditoria interna será medido por meio de pesquisa aos auditores internos acerca dos processos de trabalho que demandam maior atenção nos trabalhos de auditoria.

Na avaliação deste fator de risco será utilizada a seguinte escala:

 

 

Tabela 7 – Interesse da auditoria interna Pontos

Grau de interesse da auditoria interna

0

Não se aplica

1

Baixo

2

Médio

3

Alto

 

3. NORMAS DE PADRONIZAÇÃO DAS AMOSTRAS

Caberá à Coordenadoria de Auditoria estabelecer as normas de padronização das escalas dos fatores de risco em normativo interno e que deverá ser publicado em ambiente próprio na Intranet.

____________________________

1 http://www.justicaeleitoral.jus.br/arquivos/cadeia-de-valor-justica-eleitoral-tre-rn-diagrama

2 http://www.justicaeleitoral.jus.br/arquivos/cadeia-de-valor-je-tre-rn-desdobramento-macroprocessos